Cómo reclamar atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social

Qué son los atrasos en cotizaciones

Los atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social se producen cuando la empresa no ha ingresado correctamente las cuotas correspondientes al trabajador y a la propia empresa en los periodos exigidos, o lo ha hecho aplicando bases de cotización inferiores a las que correspondían. Esto puede suceder por múltiples motivos: errores de nómina, clasificación profesional inadecuada, aplicación incorrecta de complementos salariales, horas extra no cotizadas, o actualización tardía de tablas salariales del convenio colectivo. El resultado es una diferencia entre lo cotizado y lo que debió cotizarse, generando una deuda y afectando a prestaciones futuras como jubilación, incapacidad temporal o desempleo.

Para el trabajador, detectar y reclamar estos atrasos es clave: una base de cotización infravalorada reduce el cálculo de sus prestaciones y puede limitar el acceso a ciertos beneficios. Para la empresa, regularizar evita sanciones y recargos, además de demostrar cumplimiento normativo. Tanto si eres empleado como si eres autónomo con trabajadores a cargo, comprender el alcance de los atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social te permitirá identificar riesgos, documentarlos correctamente y activar los mecanismos de corrección y cobro o pago según corresponda.

• Impacto directo en futuras pensiones y prestaciones.
• Posibles sanciones administrativas si no se corrige.
• Necesidad de revisar nóminas, convenios y complementos.

Marco legal y competencias

La regulación de las cotizaciones a la Seguridad Social se asienta en normas laborales y de Seguridad Social que determinan la obligación de cotizar, las bases, tipos y contingencias. La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) gestiona la recaudación, mientras que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) supervisa el cumplimiento y puede iniciar actas de liquidación y sanción. Asimismo, los juzgados de lo social conocen de reclamaciones individuales derivadas de diferencias en salarios y cotizaciones que afecten a derechos del trabajador.

La empresa es la principal obligada a cotizar por sus empleados; cuando no lo hace, el ordenamiento prevé vías de regularización y recargo. El trabajador puede instar a la empresa a corregir la situación y, si no hay respuesta, acudir a la ITSS o a la vía judicial. En los supuestos de actualización salarial por convenio, es frecuente que los atrasos de convenio repercutan en cotizaciones: esas diferencias deben integrarse en los periodos correctos, aplicando bases complementarias o liquidaciones complementarias con los códigos y plazos establecidos.

• TGSS: gestión de afiliación, altas, bajas y recaudación.
• ITSS: control y sanción del incumplimiento.
• Juzgados de lo social: resolución de conflictos individuales.

Quién puede reclamar y cuándo

Pueden reclamar los trabajadores por cuenta ajena afectados por una cotización inferior a la debida, los representantes de los trabajadores en defensa de intereses colectivos y, en su caso, quienes ostenten la representación legal de personas trabajadoras (por ejemplo, herederos en prestaciones pendientes). También la propia empresa puede promover la regularización cuando detecta un error. El “cuándo” está condicionado por la prescripción y por plazos procesales específicos: las deudas por cuotas suelen prescribir a los cuatro años, lo que marca un horizonte temporal para exigir diferencias. Si lo que se reclama son salarios atrasados con efecto en cotización, el plazo laboral típico para reclamar salarios es de un año, sin perjuicio de que la corrección de cotizaciones alcance periodos dentro de los cuatro años anteriores.

Además, es habitual que se reclamen atrasos tras revisiones salariales de convenio con efectos retroactivos. En estos casos, conviene actuar con rapidez: pedir nóminas rectificativas y que la empresa presente liquidaciones complementarias a la TGSS imputadas a los meses correctos. Si la empresa no responde, puede acudirse a la ITSS o a la jurisdicción social solicitando que se reconozca la base de cotización real y se condene a la empresa a ingresar las diferencias, con recargo si procede. Para quienes ya no están en la empresa, también es viable reclamar si el periodo no está prescrito.

• Trabajadores en activo o extintos: posible reclamación si no prescribió.
• Plazo general de prescripción de cuotas: cuatro años.
• Atención al plazo de un año para salarios atrasados.

Cómo detectar la infracción

Detectar atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social exige comparar la remuneración debida con la efectivamente cotizada en cada mes. Para ello, revisa nóminas, bases de cotización (base de contingencias comunes y profesionales), vida laboral y, si está disponible, informes de bases de cotización. Si percibes complementos fijos o variables que no aparecen en la base (p. ej., plus de convenio, nocturnidad, festivos, incentivos, horas extra) o si hubo un cambio de categoría o grupo profesional sin ajuste de base, puede existir infracotización.

Otra pista frecuente es la actualización de tablas salariales con efectos retroactivos: si el convenio firmó una subida desde enero y la empresa la aplicó en abril sin regularizar enero–marzo, faltan liquidaciones complementarias. También conviene verificar si existen topes máximos o mínimos mal aplicados y si los días cotizados coinciden con la realidad de la jornada. Para extinciones de contrato, revisa que se hayan cotizado correctamente pagas extra prorrateadas, vacaciones devengadas y no disfrutadas y finiquitos que debían formar parte de la base.

• Solicita a la empresa el detalle de bases por mes.
• Descarga informe de bases en la sede de la Seguridad Social.
• Contrasta con el texto del convenio colectivo aplicable.

Documentación y pruebas necesarias

Una reclamación sólida se apoya en documentación coherente por periodos. Reúne todas las nóminas afectadas, el contrato y sus anexos, las tablas salariales del convenio en vigor para cada año, los comunicados internos sobre subidas o variables, y cualquier acuerdo que altere la remuneración. Añade la vida laboral y, si es posible, el informe de bases de cotización por mes. Si reclamas variables, recopila hojas de objetivos, partes de horas o incentivos y justificantes de cobro. Cuando la empresa omitió conceptos en nómina pero existen correos, cuadrantes o recibos que los avalan, inclúyelos.

La clave es vincular cada documento con un mes concreto: qué se pagó, qué debía cotizarse y qué se cotizó realmente. Si existe diferencia, calcúlala y preséntala en un cuadro comparativo. Si hay retroactividad, indica los meses y el importe a regularizar. Para reforzar la prueba, puedes acompañar informes periciales contables cuando las cantidades sean elevadas o el cálculo sea complejo. Si acudes a la ITSS, prepara un escrito claro con anexos enumerados; si vas a la vía judicial, incorpora además la papeleta de conciliación y la demanda con cuantificación de la deuda y solicitud de ingreso de cuotas.

• Nóminas, contrato, anexos y convenios.
• Vida laboral e informe de bases.
• Cuadros comparativos y, en su caso, informe pericial.

Procedimiento paso a paso

El itinerario típico para reclamar atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social comienza con una reclamación interna a la empresa, preferiblemente por escrito y con acuse. Expón los periodos, conceptos y cuantías, solicita nóminas rectificativas y que se presenten liquidaciones complementarias a la TGSS imputadas a cada mes afectado. Recuerda que la regularización correcta no es pagar todo en un mes, sino imputar las diferencias a los periodos originales. Si la empresa responde y corrige, pide copia de las liquidaciones y conserva los justificantes.

Si no hay respuesta o es negativa, puedes: (a) denunciar ante la Inspección de Trabajo aportando pruebas y cuadro de diferencias; (b) iniciar la vía laboral con papeleta de conciliación y demanda, reclamando reconocimiento de salario y base de cotización, condena al ingreso de cuotas y, en su caso, diferencias salariales. En procedimientos por atrasos de convenio, es habitual solicitar la regularización coordinada de nóminas y cotizaciones. Cuando existan periodos próximos a prescribir, actúa con prioridad para interrumpir la prescripción a la mayor brevedad.

• Reclamación escrita y detallada.
• Liquidaciones complementarias por periodo.
• Acción ante ITSS o jurisdicción social si no hay acuerdo.

Plazos, prescripción y recargos

La prescripción de las deudas por cuotas a la Seguridad Social acostumbra a situarse en cuatro años, contados desde el día siguiente a aquel en que finalizó el plazo reglamentario para su ingreso. Transcurrido ese tiempo, la TGSS ya no puede exigir las cuotas, aunque en el plano laboral aún pueden discutirse determinadas cuestiones salariales dentro de sus plazos propios. Este marco hace imprescindible priorizar meses cercanos al límite. La actuación de la Inspección o determinadas gestiones pueden interrumpir o suspender la prescripción; por ello, documenta los hitos y deja constancia escrita de los requerimientos.

Los recargos por ingreso fuera de plazo y los intereses de demora son habituales en regularizaciones tardías. Para la empresa, aceptar una regularización voluntaria temprana puede reducir impacto económico y sancionador; para el trabajador, a veces conviene negociar soluciones que aseguren el reconocimiento de bases incluso si el ingreso de cuotas se fracciona. En revisiones de convenio, recuerda la figura de liquidaciones complementarias con imputación a meses anteriores, lo que evita distorsionar bases en el mes en que se abona el atraso y protege cálculos de prestaciones futuras.

• Prescripción habitual: 4 años en cuotas.
• Interrupciones: actuaciones inspectoras o reclamaciones.
• Recargos e intereses por ingresos fuera de plazo.

Cálculo de atrasos y ejemplos

Calcular atrasos implica comparar la base de cotización debida con la efectivamente cotizada en cada mes. El método práctico consiste en elaborar una tabla con columnas: mes, salario computable (con conceptos incluidos según convenio y normativa), base cotizada, diferencia de base y cuota pendiente (aplicando tipos de cotización vigentes del periodo). Si hay topes máximos o mínimos, respétalos por mes. Para variables, imputa al mes en que se devengaron, no al de pago, salvo reglas específicas.

Ejemplo: si el convenio actualiza un 3% con efectos desde enero y se aplica en abril sin regularizar, para enero–marzo debes recalcular el salario computable, actualizar la base de cotización de esos meses y presentar liquidaciones complementarias. Otro ejemplo típico son las horas extra abonadas pero no cotizadas: identifica las horas, su remuneración, la base específica para contingencias profesionales y realiza la diferencia. Si el error proviene de una categoría profesional inferior a la real, recalcula desde la fecha de asunción efectiva de funciones y ajusta bases al nuevo salario.

• Cuadro comparativo: mes a mes.
• Aplicación de tipos vigentes del periodo.
• Respeto de topes y criterios de devengo.

Errores comunes y consejos prácticos

Entre los errores más frecuentes al reclamar atrasos en cotizaciones a la Seguridad Social está confundir el pago de diferencias salariales en un mes con su correcta imputación a meses pasados. También se suele pasar por alto que ciertos pluses o complementos forman parte de la base de cotización y deben computar mensualmente. Otro fallo habitual es no vigilar la prescripción: preparar el expediente lleva tiempo y, si no se calendariza, pueden perderse meses recuperables. En ocasiones, se inicia una reclamación sin cuantificar con rigor; un cuadro mal planteado debilita la petición y retrasa la solución.

Como buenas prácticas, destaca: pedir por escrito la regularización detallada; anexar documentación ordenada y numerada; solicitar nóminas rectificativas y justificantes de liquidaciones complementarias; y, si procede, acudir a la ITSS para que requiera a la empresa. En la vía judicial, acota el periodo, justifica cada diferencia y pide pronunciamientos claros sobre bases y obligación de ingreso. Si la empresa propone un acuerdo, revisa el efecto en prestaciones futuras: el objetivo no es solo cobrar atrasos, sino asegurar que las bases históricas reflejen la realidad.

• Evita acuerdos sin regularización ante TGSS.
• Prioriza meses cercanos a prescribir.
• Verifica que tu vida laboral se actualice tras la corrección.

Preguntas frecuentes

• Guarda todos los justificantes de liquidaciones complementarias.
• Comprueba que la vida laboral refleje los cambios.
• Consulta el convenio para verificar conceptos computables.