¿Qué hacer si tu empresa no cotiza lo que corresponde?

Qué significa que tu empresa no cotiza lo que corresponde

Cuando decimos que una empresa “no cotiza lo que corresponde”, nos referimos a que las cuotas ingresadas a la Seguridad Social por tu contrato no reflejan fielmente tu salario real, tus complementos o tu jornada. La cotización es la base sobre la que se calculan prestaciones tan sensibles como el desempleo, la incapacidad temporal, la maternidad o la futura pensión. Por tanto, una infracotización hoy puede traducirse en menos protección mañana. Los desajustes surgen por errores humanos, aplicaciones de convenios obsoletos, cambios de jornada no comunicados, pagos en especie no incluidos, horas extra omitidas o directamente conductas elusivas.

El marco laboral exige que la base de cotización mensual incluya todos los conceptos salariales computables (salario base y la mayoría de complementos), prorrateando pagas extra si procede. Si tu empresa registra una base inferior a la que resulta de tu nómina, se está generando una cotización insuficiente. También existe el supuesto inverso (sobrecotización), menos frecuente pero igualmente relevante. En ambos casos, lo correcto es regularizar —con ingreso de diferencias e intereses— para alinear nóminas, seguros sociales e información de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Comprender el alcance de la cotización correcta es el primer paso para defender tus derechos: de ello dependerá la cuantía de tus prestaciones y, en última instancia, la integridad de tu carrera de cotización. En este artículo aprenderás a detectar errores, documentarlos y reclamar su regularización por las vías amistosa y administrativa.

Cómo detectar una cotización incorrecta en tu nómina

Detectar una infracotización exige comparar tres fuentes: tu nómina, tu contrato/convenio y los datos que constan en TGSS. Empieza por revisar tu recibo salarial: identifica el salario base, los complementos salariales (antigüedad, peligrosidad, turnos, disponibilidad), los pluses extrasalariales (dietas, transporte) y las pagas extraordinarias. Verifica si las pagas extra están prorrateadas; si lo están, su importe debe integrarse en la base de cotización mensual. Las horas extra —ordinarias o de fuerza mayor— tienen cotización diferenciada, pero no deben desaparecer.

• Compara la “base de cotización contingencias comunes” de la nómina con tu Informe de bases y cuotas disponible en la sede electrónica de la Seguridad Social.
• Contrasta la categoría profesional y el grupo de cotización con tu contrato y el convenio aplicable. Una clasificación inferior puede reducir bases indebidamente.
• Comprueba que los complementos consolidables y variables computables figuran de forma consistente mes a mes.

Solicita tu vida laboral y el informe de bases: son gratuitos y se descargan con certificado, Cl@ve o SMS. Revisa periodos sin alta pese a haber trabajado, jornadas parciales que no se corresponden con tu horario real o cambios no comunicados (por ejemplo, de 20h a 30h semanales). Si percibes retribuciones en especie (seguro médico, coche de empresa, vivienda) analiza su tratamiento: muchas son computables a efectos de cotización dentro de límites.

Por último, conversa con RR. HH. para descartar errores mecánicos. Si la empresa reconoce el fallo, pide una regularización por escrito con las diferencias de cotización y su liquidación a TGSS. Si no, tendrás que elevar la reclamación formal.

Bases de cotización: conceptos, grupos y errores frecuentes

La base de cotización es el importe sobre el que se calculan las cuotas sociales. Para contingencias comunes, se compone del salario devengado en el mes más la parte proporcional de pagas extraordinarias, con topes mínimos y máximos según grupo de cotización. Los grupos (1–11) se asignan en función de la categoría profesional; encuadrarte en un grupo inferior al real puede abaratarlas indebidamente. Para contingencias profesionales, la base se ajusta a tipos específicos (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales), y las horas extra tienen su tipo propio.

Errores habituales: no prorratear pagas extra en meses sin abono; excluir complementos computables (plus de convenio, guardias, turnicidad, festivos) del cálculo de la base; tratar retribuciones en especie como extrasalariales cuando en realidad cotizan; registrar jornadas parciales inferiores a las reales; no reflejar cambios retributivos o ascensos; no declarar horas extra recurrentes; o confundir dietas exentas con otros pluses. También es frecuente el desfase entre nómina y Sistema de Liquidación Directa por cierres mensuales tardíos.

• Conceptos salariales computables: salario base, complementos salariales, parte proporcional de pagas extra, comisiones e incentivos.
• Conceptos normalmente no computables: indemnizaciones y suplidos justificados (dietas dentro de límites, gastos de locomoción), salvo exceso.
• Horas extra: cotizan aparte; su omisión reiterada reduce bases y puede acarrear sanciones.

Primeros pasos: recopila pruebas y contrasta tu vida laboral

Antes de reclamar, reunirá fuerza probatoria toda la documentación que describa tu relación laboral y tu salario real. Reúne contrato, anexos, comunicados de RR. HH., calendario y cuadrantes, correos que acrediten cambios de jornada o funciones, nóminas de los últimos 12–24 meses, justificantes de pago y cualquier acuerdo sobre variables o guardias. Descarga de la sede electrónica tu vida laboral y el informe de bases. Si utilizas fichajes, guarda resúmenes mensuales; y si haces horas extra, intenta que queden registradas en sistemas internos o correos.

El objetivo es poder mostrar de forma clara: (1) cuál es tu salario devengado real, (2) qué parte se ha excluido indebidamente de la base y (3) la diferencia con lo declarado a TGSS. Una tabla comparativa por meses con totales facilita la comprensión al interlocutor (empresa, Inspección o abogado). Valora, además, pedir a la empresa tu recibo de liquidación de seguros sociales o un certificado de retribuciones.

Con todo, estarás preparado para una reclamación dialogada con la empresa o, si resulta necesario, para una denuncia formal ante Inspección de Trabajo o una petición de regularización frente a la TGSS. Un buen dossier ahorra tiempo y maximiza tus opciones de éxito.

Cómo reclamar a la empresa una regularización de cotizaciones

La vía más rápida suele ser interna. Presenta un escrito a RR. HH. o a la persona responsable de nóminas exponiendo, de forma objetiva, las discrepancias detectadas y adjuntando tu comparativa. Solicita la corrección de las bases y la comunicación de diferencias a TGSS con ingreso de cuotas atrasadas. Pide respuesta por escrito y un calendario de regularización. Mantén siempre un tono profesional: muchas infracotizaciones derivan de errores de configuración que la empresa puede corregir ágilmente.

• Describe el periodo afectado y los conceptos concretos omitidos (p. ej., plus de nocturnidad, horas extra, prorrata de pagas).
• Indica la base correcta estimada y la base aplicada según nómina/TGSS.
• Solicita rectificación y liquidación complementaria con efectos retroactivos.

Si no hay respuesta o es negativa, podrás elevar la reclamación al canal de denuncias interno (si existe) y, después, a la Inspección de Trabajo. Si el descuadre te ha perjudicado ya en una prestación (por ejemplo, IT o desempleo), conviene asesorarte para pedir la revisión de la base reguladora. La regularización no debería acarrear consecuencias disciplinarias para ti; las obligaciones de cotizar son empresariales.

Inspección de Trabajo y TGSS: vías oficiales para denunciar

Existen dos vías complementarias cuando la empresa no corrige: la Inspección de Trabajo y la Tesorería General de la Seguridad Social. Ante Inspección, puedes presentar denuncia describiendo los hechos, periodos y pruebas. El organismo puede requerir documentación, realizar visitas y, si aprecia infracción, proponer sanción y ordenar regularizaciones. Esta vía es idónea cuando existen prácticas generalizadas (por ejemplo, horas extra sistemáticas no cotizadas) o hay negativa empresarial.

Paralelamente, ante la TGSS puedes solicitar correcciones de datos de cotización aportando nóminas y justificantes. La TGSS puede girar liquidaciones complementarias a la empresa y rectificar tu vida laboral y bases. En ambos casos, la precisión de tu dossier acelera los trámites. Si además te ha afectado a una prestación, valora acudir al Servicio Público de Empleo o a la entidad gestora correspondiente para revisar bases reguladoras.

Plazos, prescripción y efectos en prestaciones

Los plazos son determinantes. Aunque la empresa pueda regularizar cotizaciones de periodos pasados, la normativa establece límites temporales y efectos distintos según el concepto (cuotas, sanciones, prestaciones). Por eso, cuanto antes detectes el error, más sencillo será corregirlo. También importa el momento vital: una infracotización en los meses previos a una prestación por maternidad o desempleo puede reducir notablemente la cuantía a percibir. Si te encuentras en esa situación, actúa de inmediato para que las bases queden rectificadas antes del cálculo de la prestación.

En materia de pensión futura, cada año con bases inferiores a las reales disminuye tus cotizaciones acumuladas. Una corrección oportuna, aunque exija cuotas atrasadas, suele compensar por el impacto a largo plazo. Acredita siempre la fecha en que conociste el error y las gestiones emprendidas, por si necesitas justificar la diligencia en tu actuación ante la administración o un juzgado.

Modelos y ejemplos: escrito de reclamación y cálculo orientativo

A efectos prácticos, te proponemos una estructura de escrito sencilla para pedir regularización a la empresa. Encabezado con tus datos y los de la compañía; exposición de hechos (periodo y conceptos omitidos); cuadro comparativo de bases aplicadas vs. correctas; petición expresa de rectificación y comunicación a TGSS; y solicitud de respuesta por escrito en un plazo razonable. Adjunta copia de nóminas, vida laboral e informe de bases. Mantén un tono objetivo y evita juicios de valor: la claridad técnica convence más que el reproche.

Para un cálculo orientativo, suma salario base + complementos computables + prorrata de extras. Compáralo con la base de contingencias comunes reflejada en nómina. Si hay horas extra, trátalas aparte. Estimar la diferencia te permitirá dimensionar el impacto en cuotas y, llegado el caso, en prestaciones.

Consejos prácticos para evitar futuros errores de cotización

La prevención es tu mejor aliada. Revisa trimestralmente tu vida laboral y, al menos una vez al año, tu informe de bases. Comprueba que cualquier cambio de jornada, categoría o complemento queda reflejado desde el primer mes. Si percibes variables, solicita un detalle anual de conceptos sujetos a cotización y confirma su inclusión. Conserva tus nóminas y justificantes de pago ordenados por meses. Cuando firmes anexos salariales o asumas nuevos turnos/guardias, pide confirmación escrita de su tratamiento retributivo y de cotización.

• Usa un cuadro comparativo sencillo para cada año natural.
• Si cambias de empresa o de puesto, valida tu grupo de cotización y categoría.
• Reporta de inmediato cualquier descuadre a RR. HH. con ejemplos concretos.

La colaboración entre trabajador y empresa reduce incidencias y evita sanciones. Un sistema de nóminas bien configurado, con validaciones y revisiones periódicas, beneficia a ambas partes.

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