¿Qué hacer si tu empresa no cotiza lo que corresponde?

Cuando una empresa no cotiza lo que corresponde, normalmente no significa solo que haya dejado de pagar cuotas, sino que puede estar cotizando de forma incorrecta, insuficiente o no ajustada al salario real, a la jornada efectiva o a los conceptos retributivos que deberían integrar la base. Para la persona trabajadora, esto puede afectar a prestaciones, incapacidad temporal, desempleo, jubilación o incluso a la correcta acreditación de su relación laboral.

Si sospechas una cotización incorrecta, lo razonable suele ser revisar nóminas, contrato, informe de vida laboral y bases de cotización, reunir documentación y pedir una aclaración por escrito a la empresa. Si persisten discrepancias, habrá que valorar si procede una actuación ante la TGSS, la Inspección de Trabajo o, según el caso, una reclamación laboral vinculada a salario, clasificación, jornada o prestaciones.

El marco jurídico principal se encuentra en la Ley General de la Seguridad Social, aprobada por el Real Decreto Legislativo 8/2015, en el Reglamento General sobre cotización, aprobado por el Real Decreto 2064/1995, y en el Estatuto de los Trabajadores, especialmente en lo relativo a salario, recibo de salarios y documentación laboral.

Qué significa que tu empresa no cotiza lo que corresponde

Decir que tu empresa no cotiza lo que corresponde puede abarcar situaciones distintas. No siempre estamos ante una ausencia total de alta o de ingreso de cuotas. En muchos casos, el problema real está en que la empresa cotiza por una base inferior a la debida, excluye conceptos que deberían cotizar o declara datos laborales que no se ajustan a la realidad.

La obligación de cotizar nace desde el inicio de la prestación de servicios en los términos previstos por la LGSS, y la empresa es responsable de la liquidación e ingreso de las cuotas dentro de su ámbito de obligaciones. Ahora bien, determinar si ha existido infracotización concreta exige revisar documentación y el tratamiento dado a cada concepto salarial.

• Puede haber bases de cotización inferiores a las que corresponderían por salario real.
• Puede haber conceptos mal incluidos o mal excluidos en la base.
• Puede haber errores de nómina que después se trasladan a la cotización.
• Puede existir discordancia entre lo que figura en nómina, lo declarado a Seguridad Social y lo que aparece en la vida laboral.

También conviene diferenciar entre la regularización de cuotas, que normalmente se mueve en el ámbito de la Tesorería General de la Seguridad Social, y otras posibles acciones sobre salario, jornada, categoría profesional o tutela de derechos, que pueden requerir un análisis laboral específico.

Cómo detectar errores de cotización en la nómina y en la vida laboral

La detección suele empezar comparando la nómina con el informe de vida laboral y, si es posible, con los datos de bases de cotización que constan en Seguridad Social. No basta con ver que estás de alta: lo importante es comprobar por cuánto y por qué conceptos se está cotizando.

Algunas discrepancias frecuentes son estas:

• Se cobran complementos salariales habituales que no parecen reflejarse adecuadamente en la base.
• La empresa abona parte del salario fuera de nómina o con una denominación que habrá que analizar.
• Se declara una jornada parcial cuando el tiempo efectivo de trabajo parece superior.
• Existen errores de nómina repetidos mes tras mes que afectan a la cotización seguridad social.

Si el problema aparece en la vida laboral, no siempre significa por sí solo que la empresa haya actuado incorrectamente en todo. A veces hay errores de transmisión, incidencias administrativas o datos que requieren contraste con la TGSS. Por eso conviene revisar varios documentos antes de concluir que existe una infracotización.

Qué conceptos influyen en las bases de cotización

Las bases de cotización se determinan conforme a la remuneración total que, con carácter general, tenga derecho a percibir la persona trabajadora, en dinero o en especie, con las inclusiones, exclusiones y reglas de cálculo previstas en la normativa de Seguridad Social y en el Reglamento de cotización. No todos los conceptos reciben el mismo tratamiento, y en algunos supuestos habrá que estudiar su verdadera naturaleza.

De forma práctica, suele ser relevante revisar:

• Salario base y complementos salariales.
• Pagas extraordinarias, prorrateadas o no.
• Horas extraordinarias, con su régimen específico.
• Percepciones en especie, cuando proceda.
• Determinados pluses, dietas, suplidos o indemnizaciones, cuyo tratamiento dependerá del concepto real y de sus límites.

Aquí es importante no simplificar demasiado. Por ejemplo, no todo plus queda automáticamente incluido o excluido de la base por el nombre que figure en nómina. Lo determinante suele ser qué retribuye realmente, cómo se abona y si encaja en las exclusiones reglamentarias. En la práctica, el análisis de dietas, gastos, pluses de transporte, quebranto de moneda o compensaciones similares exige prudencia.

Además, si existen atrasos de cotización o diferencias salariales reconocidas con posterioridad, la forma de regularizar puede variar según el origen de esas diferencias y el periodo afectado. Por eso no siempre basta con recalcular de forma informal: la regularización de cuotas puede requerir actuación técnica ante la TGSS.

Qué documentación conviene reunir antes de reclamar

Antes de formular una reclamación laboral o de acudir a la Inspección de Trabajo o a la TGSS, suele ser muy útil preparar un expediente básico. Cuanta más trazabilidad exista entre lo trabajado, lo cobrado y lo cotizado, más fácil será valorar si hay base de cotización incorrecta o diferencias de cotización.

• Contrato de trabajo y anexos.
• Nóminas de los meses afectados.
• Justificantes bancarios de pago de salarios.
• Calendarios, cuadrantes, registros de jornada o comunicaciones internas.
• Convenio colectivo aplicable, si ayuda a identificar conceptos salariales.
• Informe de vida laboral y, si se dispone de ellos, datos de bases de cotización.
• Correos, mensajes o documentos donde la empresa reconozca funciones, jornada, pluses o pagos.

También conviene ordenar la documentación por meses y anotar qué discrepancia concreta se aprecia: salario no reflejado, jornada distinta, complemento excluido, atrasos no regularizados o datos erróneos en Seguridad Social. Esa concreción ayuda a evitar reclamaciones genéricas difíciles de sostener.

Cómo pedir a la empresa una revisión o regularización

En muchos casos, el primer paso razonable es pedir a la empresa una revisión por escrito. No siempre resolverá el problema, pero puede servir para aclarar si estamos ante un error material, una discrepancia interpretativa o una situación más grave de cotizar por menos de lo debido.

1. Expón de forma concreta qué meses o conceptos consideras incorrectos.
2. Aporta copia de nóminas, justificantes y cualquier documento que apoye tu versión.
3. Solicita que se revisen la nómina, las bases de cotización y, en su caso, la regularización ante Seguridad Social.
4. Pide respuesta por un medio que deje constancia.

Si la empresa reconoce el error, podrá valorar con su asesoría o gestoría la forma de corregirlo. Si no lo reconoce, responde de forma insuficiente o mantiene la discrepancia, habrá que estudiar la vía más adecuada. Esa vía puede variar mucho según se pretenda:

• Corregir cuotas y bases frente a la Seguridad Social.
• Acreditar un salario real superior al reflejado.
• Reclamar diferencias salariales.
• Proteger una prestación ya solicitada o próxima a solicitarse.

No existe un único cauce universal para todos los supuestos. La estrategia dependerá del objeto de la reclamación, del tiempo transcurrido, de la documentación disponible y de si ya existe un perjuicio efectivo en materia de prestaciones.

Cuándo puede intervenir la Inspección de Trabajo o la TGSS

La Inspección de Trabajo puede intervenir cuando existan indicios de incumplimientos empresariales en materia laboral y de Seguridad Social, por ejemplo si la jornada real no coincide con la declarada, si hay salarios no documentados correctamente o si la cotización no refleja la realidad de la prestación de servicios. Su actuación dependerá de la información aportada y de las comprobaciones que pueda realizar.

Por su parte, la TGSS es el organismo central en materia de inscripción, afiliación, liquidación e ingreso de cuotas y regularización de cuotas. Si se inicia una revisión de bases o de periodos cotizados, la regularización administrativa puede corresponder a la Tesorería, sin perjuicio de que el conflicto de fondo sobre salario, jornada o clasificación profesional deba acreditarse por otras vías.

En la práctica, puede ser útil pensar así:

• TGSS: cálculo, gestión y regularización de cuotas a la Seguridad Social.
• Inspección de Trabajo: comprobación de incumplimientos y levantamiento de actuaciones si aprecia infracciones.
• Jurisdicción social: eventual debate sobre salario real, jornada efectiva, diferencias retributivas o efectos sobre prestaciones, cuando proceda.

Por eso, si existe una discrepancia persistente, conviene no limitar el análisis a una sola vía. A veces el problema principal es de cotización seguridad social; otras, la clave está en demostrar primero que el salario o la jornada eran distintos a los reflejados por la empresa.

Qué efectos puede tener una cotización incorrecta para el trabajador

Una cotización incorrecta no siempre produce un perjuicio inmediato visible, pero sí puede tener consecuencias relevantes a medio o largo plazo. La importancia práctica dependerá de la duración del error, de la cuantía afectada y del momento en que se detecte.

• Prestaciones calculadas sobre bases inferiores, como incapacidad temporal, desempleo o jubilación.
• Dificultades para acreditar periodos o condiciones reales de trabajo.
• Diferencias económicas si el error de cotización está ligado a errores de nómina o salario no reconocido.
• Problemas al tramitar prestaciones cuando la documentación de empresa y Seguridad Social no coincide.

También puede ocurrir que la discrepancia se descubra precisamente al pedir una prestación. En ese escenario, la estrategia puede requerir actuar con rapidez para aportar documentación, solicitar revisión de datos o discutir la base aplicable, siempre según el tipo de prestación y la fase del expediente.