Teletrabajo y gastos: cómo reclamarlos a la empresa

Sí, en España el trabajo a distancia no debería suponer que la persona trabajadora asuma por su cuenta los costes vinculados a su actividad laboral. Si necesitas reclamar gastos teletrabajo, lo primero es revisar tres piezas clave: la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, el acuerdo individual de trabajo a distancia y el convenio colectivo aplicable.

De forma resumida, los gastos del teletrabajo son aquellos desembolsos o consumos relacionados con los equipos, herramientas y medios necesarios para desarrollar la actividad laboral a distancia. Su compensación o abono puede reclamarse dentro del marco que fija la ley, pero su cuantificación concreta no siempre viene determinada de forma cerrada: muchas veces habrá que atender a lo pactado en el acuerdo de teletrabajo, a lo previsto en convenio y a la prueba disponible.

La clave práctica es esta: la ley reconoce el derecho a la dotación suficiente de medios y a la atención, compensación o abono de los gastos vinculados a la actividad laboral, pero no todo gasto doméstico se repercute automáticamente ni toda cantidad puede fijarse sin revisar la documentación.

Qué gastos del teletrabajo puede asumir o compensar la empresa

La Ley 10/2021 parte de una idea clara: el trabajo a distancia debe desarrollarse con medios, equipos y herramientas suficientes, y la persona trabajadora tiene derecho a la atención y compensación o abono de los gastos relacionados con esos medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.

En la práctica, pueden aparecer como gastos habituales o controvertidos los siguientes:

• Equipos y dispositivos: ordenador, pantalla, teclado, ratón, auriculares o webcam, cuando resulten necesarios para trabajar.
• Herramientas y consumibles: programas, licencias, impresora, tinta, papel u otros materiales, si están realmente vinculados a la actividad.
• Conectividad: internet o parte de su coste, cuando el convenio o el acuerdo de teletrabajo lo contemplen o cuando sea un gasto relevante a valorar dentro del sistema de compensación.
• Suministros: electricidad y otros consumos que pueden generar debate, porque su imputación suele depender mucho de cómo esté configurada la compensación y de la prueba que pueda aportarse.
• Mobiliario o elementos ergonómicos: silla, mesa o reposapiés, especialmente si se han identificado como necesarios en la evaluación preventiva o en la política interna de teletrabajo.

Ahora bien, conviene no generalizar. La ley no convierte automáticamente cualquier coste doméstico en deuda de la empresa. Lo exigible y su importe dependerán del encaje entre la necesidad real para el trabajo, lo pactado en el acuerdo, lo previsto en el convenio colectivo y la prueba de que ese gasto está vinculado a la actividad laboral y del control del teletrabajo: cámaras y software límites.

Qué debe revisarse en el acuerdo de trabajo a distancia y en el convenio colectivo

Para saber si procede una compensación teletrabajo y en qué términos, hay que revisar con detalle el acuerdo de trabajo a distancia. El artículo 7 de la Ley 10/2021 exige un contenido mínimo obligatorio, y dentro de ese contenido destacan dos cuestiones especialmente relevantes en materia de gastos:

• El inventario de medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia.
• La enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como la forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y el momento y forma para realizarla, si eso existe conforme al convenio colectivo o al acuerdo aplicable.

Además del acuerdo, también debe revisarse el convenio colectivo. Muchos convenios concretan importes, criterios de cálculo, conceptos compensables o sistemas mixtos, por ejemplo mediante una cantidad fija mensual o una compensación vinculada a determinados medios y herramientas. Otros convenios pueden ser más abiertos y remitir a la negociación individual o a políticas internas.

Si existe una política interna de teletrabajo, también conviene examinarla, aunque sin perder de vista que no puede dejar sin efecto los mínimos legales ni desplazar lo que resulte aplicable por convenio o por acuerdo individual.

En definitiva, la ley impone un marco y unas garantías mínimas, pero la concreción práctica de muchos gastos y de su cuantificación suele descansar en el convenio colectivo y en el acuerdo individual de trabajo a distancia.

Cómo acreditar y calcular los gastos para reclamar gastos teletrabajo

Para reclamar gastos teletrabajo con cierta solidez, no basta con afirmar que trabajar desde casa genera costes. Conviene preparar una base documental mínima y distinguir entre gastos claramente asumibles por la empresa y gastos cuya imputación requiere mayor justificación.

Documentación útil

• Acuerdo de trabajo a distancia firmado y sus anexos.
• Convenio colectivo aplicable.
• Nóminas, por si ya existe un concepto de compensación o abono de gastos.
• Facturas o recibos de internet, electricidad, consumibles o adquisición de equipos, cuando proceda.
• Correos electrónicos o comunicaciones en las que la empresa pida usar medios propios o reconozca determinados gastos.
• Inventario de medios entregados por la empresa y constancia de incidencias o carencias.

Cómo enfocar el cálculo

El cálculo de la compensación de gastos puede depender de varios escenarios:

1. Si el convenio fija una cuantía, normalmente ese será el primer parámetro a tener en cuenta.
2. Si el acuerdo individual establece una fórmula, habrá que comprobar si se está aplicando correctamente y desde cuándo.
3. Si no hay una cifra cerrada, puede ser necesario valorar qué gastos están efectivamente vinculados a la actividad laboral y qué parte resulta acreditable con documentos.

Por ejemplo, no suele presentar la misma dificultad probatoria la falta de entrega de una pantalla o de un teclado necesarios que la atribución de un porcentaje concreto de electricidad o de conexión a internet. En estos últimos casos, el éxito de una eventual reclamación puede depender mucho de cómo esté redactado el acuerdo, de si el convenio contempla una cantidad global y de la prueba documental de los gastos.

Por eso conviene evitar cálculos improvisados o porcentajes arbitrarios si no están respaldados por el convenio, el acuerdo o una justificación razonable y documentada.

Qué opciones valorar si la empresa no paga la compensación

Si la empresa no está abonando la compensación prevista, o si ha trasladado al trabajador gastos empresa que deberían revisarse, conviene actuar de forma ordenada y prudente.

1. Revisión documental previa. Comprueba el acuerdo de teletrabajo, el convenio colectivo, las nóminas y cualquier política interna aplicable.
2. Petición o reclamación interna por escrito. Puede ser útil exponer qué gasto no se ha abonado, cuál es la base documental y desde cuándo se viene produciendo la incidencia.
3. Recopilación de prueba. Guarda facturas, recibos, correos, capturas de portales internos, justificantes de compra o de uso de medios propios.
4. Análisis profesional del caso. Si hay cantidades impagadas, falta de acuerdo claro o discrepancia sobre qué conceptos son compensables, puede ser aconsejable revisar el asunto con una asesoría laboral o un abogado laboralista.
5. Valorar la acción adecuada. Si se inicia una reclamación, habrá que valorar la vía más conveniente según la documentación, el tipo de incumplimiento y si se discute una reclamación cantidad, el contenido del acuerdo o ambas cuestiones.

Es importante no presentar como automática una determinada vía procesal o un resultado concreto. En materia de teletrabajo gastos, el encaje puede variar según el convenio, la forma de prestación del trabajo y la documentación disponible.

Errores frecuentes al reclamar gastos del trabajo a distancia

• No revisar el acuerdo de trabajo a distancia. Es un error habitual reclamar sin comprobar si existe inventario de medios, listado de gastos o sistema de cuantificación de la compensación.
• Ignorar el convenio colectivo. En muchos casos, el convenio es la pieza que concreta importes, conceptos o límites.
• Confundir gasto real con gasto compensable. Que exista un coste en el domicilio no significa automáticamente que deba abonarse íntegramente por la empresa.
• No guardar prueba documental. Sin facturas, recibos, correos o nóminas, la reclamación puede debilitarse notablemente.
• Aceptar usar medios propios sin dejar constancia. Si la empresa no facilita equipos o herramientas y se utilizan recursos personales, conviene documentarlo.
• Reclamar cantidades sin criterio verificable. Fijar importes sin apoyo en convenio, acuerdo o documentación puede dificultar la reclamación.

Conclusión: cuándo conviene revisar el caso con asesoría laboral o abogado laboralista

La idea clave es sencilla: en España, el trabajo a distancia no debería implicar trasladar sin más a la persona trabajadora los costes de su actividad. La Ley 10/2021 protege el derecho a contar con medios suficientes y a la atención, compensación o abono de los gastos vinculados al trabajo, pero la cuantificación concreta suele exigir revisar con cuidado el acuerdo teletrabajo, el convenio colectivo y la prueba disponible.

Si estás pensando en reclamar gastos teletrabajo, evita hacerlo a ciegas. Revisar antes la documentación puede marcar la diferencia entre una petición bien fundada y una reclamación débil o mal enfocada.

Cuando existan cantidades impagadas, dudas sobre qué conceptos son compensables o un acuerdo incompleto, puede ser recomendable consultar con una asesoría laboral o con un abogado laboralista para valorar el caso concreto con criterios jurídicos y documentación suficiente.