Contratar tu primer empleado: errores laborales a evitar
Contratar tu primer empleado sin errores: trámites, contrato, nómina y prevención para evitar sanciones antes del alta.
Antes de contratar tu primer empleado, conviene entender que no se trata solo de firmar un contrato. La primera contratación laboral exige preparar altas, documentación laboral, Seguridad Social, convenio colectivo, prevención, nómina y obligaciones posteriores.
La idea clave es sencilla: el riesgo no suele estar en contratar, sino en improvisar. Una decisión rápida sobre el tipo de contrato, la jornada o el salario puede generar costes, sanciones o conflictos que se habrían evitado con una revisión previa.
Este artículo resume los principales errores laborales que deben evitar empresas, autónomos y pequeños negocios que incorporan a su primera persona trabajadora en España.
Qué implica contratar tu primer empleado en España
Incorporar al primer empleado en España convierte al negocio en empleador. Desde ese momento aparecen obligaciones laborales, de Seguridad Social, preventivas, documentales y de gestión que deben cumplirse desde antes del inicio efectivo de la prestación de servicios.
Entre las cuestiones básicas que conviene revisar están la inscripción de la empresa si procede, el código de cuenta de cotización, el alta de la persona trabajadora, el contrato de trabajo, la jornada, el salario, el convenio colectivo aplicable, la prevención de riesgos laborales, el registro horario, la nómina y la cotización.
El marco general se apoya, entre otras normas, en el Estatuto de los Trabajadores aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015, la Ley General de la Seguridad Social, el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos aprobado por Real Decreto 84/1996, la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y la LISOS aprobada por Real Decreto Legislativo 5/2000.
| Área | Qué revisar | Riesgo habitual |
|---|---|---|
| Seguridad Social | Inscripción, CCC y alta previa | Inicio de trabajo sin alta correcta |
| Contrato | Modalidad, jornada, periodo de prueba y comunicación | Contrato mal elegido o incompleto |
| Costes laborales | Salario, cotización, pagas, pluses y convenio | Presupuesto inferior al coste real |
| Prevención y gestión | PRL, registro horario, datos y documentación | Incumplimientos posteriores al alta |
Error 1: empezar sin revisar los trámites previos
Uno de los errores al contratar un trabajador más frecuentes es pensar que todo puede resolverse el mismo día en que la persona empieza a trabajar. En la práctica, hay gestiones que deben estar listas antes del inicio de la actividad laboral.
La alta en la Seguridad Social debe tramitarse con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios, conforme al sistema de afiliación, altas y variaciones regulado en la normativa de Seguridad Social y en el Real Decreto 84/1996. Si el negocio nunca ha tenido plantilla, también puede ser necesario revisar la inscripción de empresa y el código de cuenta de cotización.
Además, antes del alta conviene identificar el puesto, el centro de trabajo, la jornada prevista, el salario, el convenio colectivo, la modalidad contractual y las obligaciones preventivas. Para ampliar esta fase preparatoria, puede resultar útil revisar esta guía sobre trámites previos a contratar empleados.
- Comprobar si la empresa o el autónomo ya está inscrito como empleador.
- Solicitar o revisar el código de cuenta de cotización que corresponda.
- Preparar los datos de la persona trabajadora y del puesto.
- Tramitar el alta antes del inicio efectivo del trabajo.
- Coordinar contrato, prevención, nómina y documentación informativa.
Error 2: elegir mal el contrato o no documentarlo correctamente
El contrato de trabajo no debe elegirse por comodidad, sino por la realidad del puesto. La contratación indefinida es la referencia general, mientras que la contratación temporal exige causa y debe ajustarse a los supuestos previstos en el artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores.
También es importante documentar correctamente la relación laboral. El artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores regula la forma del contrato y los supuestos en los que debe formalizarse por escrito. En la práctica, aunque determinadas relaciones puedan admitirse verbalmente en algunos casos, para una primera contratación resulta recomendable dejar por escrito las condiciones esenciales.
Si el contrato es a tiempo parcial, el artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores exige especial atención a la jornada pactada y a su distribución. Un contrato parcial mal definido puede generar discrepancias sobre horas, salario, cotización y necesidades reales del negocio.
El periodo de prueba, cuando se pacte, debe constar por escrito y respetar los límites legales y convencionales aplicables, conforme al artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores. No conviene copiar cláusulas genéricas sin comprobar el convenio colectivo ni la categoría profesional.
Cómo prevenir este error
- Definir si la necesidad de personal es estable, temporal, parcial o vinculada a circunstancias concretas.
- Comprobar si existe causa válida cuando se valore un contrato temporal.
- Redactar por escrito jornada, salario, grupo profesional, centro de trabajo y periodo de prueba si procede.
- Comunicar el contrato por los canales oficiales que correspondan.
- Evitar modelos descargados sin adaptación al puesto, convenio y realidad del negocio.
Error 3: calcular mal salario, jornada, nómina y cotizaciones
El coste de una contratación no se limita al salario neto que recibirá la persona trabajadora. Hay que calcular salario bruto, cotizaciones empresariales, retenciones, pagas extraordinarias, complementos de convenio, posibles pluses, vacaciones, ausencias retribuidas y costes de gestión.
La nómina y cotización deben reflejar correctamente la jornada, el grupo de cotización, las bases aplicables y las percepciones salariales y extrasalariales que procedan. Un error inicial puede repetirse mes a mes y acumular diferencias importantes.
La jornada debe respetar el marco del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, el contrato y el convenio colectivo aplicable. En contratos a tiempo parcial, además, habrá que vigilar que la jornada real se corresponda con la pactada y que las horas complementarias, si se prevén, se documenten conforme a la normativa aplicable.
Recomendación práctica: antes de ofrecer una cifra salarial, calcula el coste empresa completo. El salario bruto anual no equivale al coste total de contratación.
- Revisar el salario mínimo de convenio y, en su caso, el Salario Mínimo Interprofesional vigente.
- Definir si las pagas extraordinarias estarán prorrateadas o no, según permita el convenio.
- Calcular cotizaciones empresariales y retención de IRPF estimada.
- Ajustar salario y jornada al grupo profesional real.
- Preparar un calendario laboral y un sistema de registro horario coherente.
Error 4: olvidar prevención de riesgos, registro horario y protección de datos
La primera contratación también activa obligaciones que a veces se consideran secundarias, pero no lo son. La prevención de riesgos laborales debe organizarse conforme a la Ley 31/1995 y a su normativa de desarrollo, teniendo en cuenta el puesto, los riesgos, el centro de trabajo y la modalidad preventiva adecuada.
No basta con entregar un contrato. Puede ser necesario evaluar riesgos, informar y formar a la persona trabajadora, ofrecer vigilancia de la salud en los términos legalmente previstos y documentar la actividad preventiva. La intensidad de estas obligaciones dependerá del tipo de actividad, del puesto y de la organización empresarial.
También debe implantarse un sistema fiable de registro diario de jornada. Este registro ayuda a controlar el cumplimiento horario, horas extraordinarias, descansos y jornada pactada. En negocios pequeños, una herramienta sencilla puede ser suficiente si permite conservar información clara y accesible.
Además, al gestionar datos personales de la persona trabajadora, nóminas, partes médicos o documentación identificativa, conviene cumplir las obligaciones de protección de datos: informar sobre el tratamiento, limitar accesos, conservar solo lo necesario y aplicar medidas de seguridad proporcionadas.
- Contratar o asumir correctamente la modalidad preventiva que proceda.
- Evaluar los riesgos del puesto antes o al inicio de la actividad.
- Documentar formación e información preventiva.
- Implantar registro horario desde el primer día.
- Preparar cláusulas informativas y medidas básicas de protección de datos.
Error 5: no prever el convenio colectivo ni la gestión posterior
El convenio colectivo aplicable puede determinar salario, jornada anual, clasificación profesional, periodo de prueba, permisos, complementos, vacaciones, régimen disciplinario y otras condiciones. No identificarlo bien desde el principio es una de las fuentes más habituales de errores de coste y de documentación.
En algunos negocios la actividad parece clara, pero pueden existir dudas entre convenios sectoriales, provinciales, autonómicos o estatales. Habrá que valorar la actividad real de la empresa, el centro de trabajo, el puesto y la normativa convencional vigente.
Además, contratar implica gestión posterior: nóminas mensuales, seguros sociales, variaciones de jornada, bajas médicas, vacaciones, permisos, comunicación de cambios, certificados, vencimientos de contrato si los hubiera y conservación documental.
| Error | Riesgo | Cómo prevenirlo |
|---|---|---|
| No revisar convenio | Salario o jornada inferiores a lo aplicable | Analizar actividad, puesto y ámbito territorial |
| Improvisar nóminas | Diferencias salariales y cotizaciones incorrectas | Configurar conceptos salariales desde el inicio |
| No controlar vencimientos | Prórrogas, finalizaciones o comunicaciones fuera de plazo | Crear calendario laboral y administrativo |
La LISOS prevé un régimen sancionador para incumplimientos laborales y de Seguridad Social. La posible calificación y cuantía dependerán del hecho concreto, de su gravedad y de la normativa aplicable, por lo que conviene prevenir antes de que el error se consolide.
Cómo reducir riesgos antes de incorporar a tu primer trabajador
La mejor forma de reducir riesgos al contratar tu primer empleado es ordenar la decisión antes del alta. No hace falta complicar el proceso, pero sí seguir una secuencia lógica y documentada.
- Definir el puesto, funciones, centro de trabajo y necesidad real de jornada.
- Identificar el convenio colectivo aplicable y el grupo profesional.
- Calcular salario bruto, coste empresa, cotizaciones y retenciones estimadas.
- Elegir la modalidad contractual conforme a la causa y duración de la necesidad.
- Preparar contrato, cláusulas, documentación informativa y comunicación oficial.
- Tramitar inscripción, código de cuenta de cotización y alta en Seguridad Social si procede.
- Organizar prevención de riesgos, registro horario, protección de datos y gestión de nóminas.
Si existen particularidades autonómicas o locales, pueden afectar a ayudas, incentivos, trámites complementarios o requisitos administrativos específicos, pero no sustituyen las obligaciones laborales y de Seguridad Social aplicables con carácter general en España.
Resumen práctico: el principal riesgo está en improvisar. Antes de incorporar a la primera persona trabajadora, revisa el caso concreto, el convenio aplicable, la modalidad contractual, el alta, la prevención y la documentación. Un asesoramiento laboral previo puede evitar errores que después resultan más caros de corregir.
Fuentes oficiales y normativa de referencia
- Estatuto de los Trabajadores, Real Decreto Legislativo 2/2015
- Ley General de la Seguridad Social, Real Decreto Legislativo 8/2015
- Real Decreto 84/1996 sobre inscripción, afiliación, altas, bajas y variaciones
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
- LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000
- Información del SEPE sobre contratos de trabajo
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